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E-procurement

1 Introduction

Cette avalanche de nouveautés va permettre aux services achats et aux acheteurs de montrer leurs compétences. La position stratégique des achats dans la compétitivité des entreprises va être sérieusement booster, passant de technique à technologie d'achat.

Le professionnalisme accru va permettre de recentrer l'activité sur ce à quoi elle est destinée;

• La recherche des besoins
• Participer très tôt en amont au cahier des charges fonctionnel
• Le sourcing
• La stratégie
• La négociation
• Les contrats
• La communication

Un meilleurs respect des engagements devrait en résulter. 5 à 15% est le ratio de retour sur investissement de l'E-procurement (chiffre du cabinet Andersen lu dans la revue distributique N° 344 du 21 février 2002). Il y a un consensus sur les chiffres ;

• 5 à 7% en raison de la dématérialisation des flux,
• s'ajoute 5 à 10% en conséquence d'une meilleure visibilité.

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2 Automatisation des procédures

Automatiser les approvisionnements et les transactions fait parti des objectifs de grands groupes. Un certain nombre de ces projets mis en place aujourd'hui fonctionnent parfaitement et ont ouvert la voie. Internet à apporté le confort et la simplicité d'utilisation.

Via son navigateur (ou son browser si vous préférez) et du réseau intranet de l'entreprise, l'utilisateur va pouvoir effectuer toutes ses transactions, faire ses choix, obtenir les autorisations et suivre ses commandes.

Cette automatisation va permettre de gagner ;

• jusqu'à 70% du temps qui était nécessaire auparavant
• des coûts administratifs réduits
• une rapidité dans les transactions
• un archivage automatique affiné
• une dématérialisation des factures

Les acheteurs n'interviennent qu'exceptionnellement , leur permettant de consacrer plus de temps à mettre en oeuvre la stratégie d'entreprise.

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2.1 Le portail intranet

Ce portail pourra ressembler à un site web intranet. Sous un format unique et paramétrable à souhaits selon le profil des différents utilisateurs d'une entreprise, par exemple il est possible de :

• Fixer un budget par utilisateur
• Insérer dans groupe de travail ou un processus
• Délimiter un panel de fournisseurs
• Suivre les dépenses et Mettre des alarmes

Ce portail pourra s'ouvrir aux partenaires de l'entreprise, c'est en libre service que les achats peuvent s'effectuer.

Avec un tel système on peut regrouper les achats en ligne ou aller au delà et attendre un volume significatif pour lancer l'ordre automatiquement. Si le volume n'est pas dans l'entreprise, utiliser une place de Marché pour aller le chercher chez un fournisseur.

La fin des achats sauvages et des pratiques faites en dehors de la politique du groupe.

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2.2 Avantages

• Un seul panel de fournisseurs
• Un stock réduit et moins de références
• Une nette amélioration du reporting
• Des délais réduits
• Un suivi en temps réel
• Une mutualisation de toutes les entités, Européennes et à travers le monde si cela peut être utile.

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2.3 Outil de stratégie

Le portail donnera toute la visibilité souhaitée pour préparer l'avenir, il peut ne pas être statique mais vivant comme sur un site et devenir un outils de communication, en y insérant :

• des news
• des explications techniques
• Les comptes rendus de visite de salons
• Les innovations technologique du marché
• Un suivi en temps réel de projet test
• Une mailing liste où les utilisateurs peuvent dialoguer sur la pertinence de certains choix
• ETC...

Cela permet de suivre :

• La qualité des prestations des fournisseurs en demandant aux utilisateurs de noter
• La qualité des produits
• Les délais de livraison
• Le coûts réel et global
• L'équilibre et la segmentation des achats
• D'anticiper sur des choix
• D'établir des scénarios

Avec un tel outil, la direction des achats renforce sa position d'entité stratégique de l'entreprise.

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3 Catalogue en ligne

C'est par l'intermédiaire de catalogue en ligne que les acheteurs proposent aux utilisateurs d'effectuer leurs achats en libre service.

Le catalogue se compose d'une liste de produits et de services stipulant :

• La référence
• La description
• Une photo dans la majorité des cas
• Les délais
• Le prix
• Les conditions
• La date de mise à jour (pour éviter toute obsolescence)

Le point important est donc la gestion de ce catalogue, pour cela vous avez 3 possibilités :

• Le réaliser dans l'entreprise
• s'adresser directement aux fournisseurs (ce choix n'est envisageable que si le nombre est restreint)
• Utiliser les services d'un prestataire qui va vous personnaliser un choix de catalogue

Personnellement je préfère le réaliser en interne, cela va nécessiter que les fournisseurs fournissent l'application et que celle ci s'interface avec votre système, ou tout simplement imposer une norme

Vous proposerez un seul catalogue que vous pourrez construire à votre guise

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4 Conclusion

On vient de voir que l'E-procurement est un outils professionnel pour automatiser les achats simples, principalement hors production.

Pour mettre en place un E-procurement vous allez devoir vaincre des réticences. Non seulement repenser les processus d'achat mais également une nouvelle répartition des rôles.

Une autre réticence viendra de la transparence des dépenses brisant un peu plus le pouvoir d'information qui est maintenant mis à la disposition de tous.

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5 Bibliographie

Ce site à été réalisé avec une distribution MANDRAKE 7.2 et: